Lise kulüp evrakları, Millî Eğitim Bakanlığı (MEB) tarafından yayımlanan Ortaöğretim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği kapsamında, okul kulüplerinin (öğrenci kulüpleri) düzenli, şeffaf ve mevzuata uygun bir şekilde çalışmasını sağlamak için tutulması zorunlu olan belgelerdir.

Bu evraklar genellikle bir Sosyal Kulüp Dosyası içinde toplanır ve kulübün amacını, yapısını, çalışmalarını ve bütçesini gösterir.

Sosyal Kulüp Dosyasında Bulunması Gereken Temel Evraklar

Kulübün türüne ve yaptığı etkinliğe göre evrak listesi değişmekle birlikte, bir kulüp dosyasında standart olarak şu belgelerin bulunması zorunludur:

1. Kulübün Tanıtım ve Kurumsal Evrakları

Evrak Adı	Açıklama
Kulüp Tüzüğü	Kulübün adı, amacı, faaliyet alanları, organları (Genel Kurul, Yönetim Kurulu) ve işleyiş kurallarını belirleyen temel metin.
Kulüp Öğrenci Listesi	Kulübe üye olan öğrencilerin (Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyeleri dahil) sınıf, numara ve iletişim bilgilerini içeren liste.
Öğretmen ve Kulüp Tanıtım Sayfası	Kulübün danışman öğretmenini ve kulübün temel amaçlarını gösteren özet sayfa.
Atatürk Köşesi Belgeleri	Dosya içinde İstiklal Marşı, Gençliğe Hitabe, Türk Bayrağı ve Atatürk Portresi gibi milli değerlere ait görsellerin veya metinlerin bulunması.

2. Planlama ve Programlama Evrakları

Evrak Adı	Açıklama
Kulüp Yıllık Çalışma Planı (Ek-7/b)	Eğitim-öğretim yılı boyunca gerçekleştirilecek tüm faaliyetleri, tarihleri ve sorumlu kişileri içeren detaylı plan.
Toplum Hizmeti Yıllık Planı	Kulübün, yönetmelik gereği yapmak zorunda olduğu toplum hizmeti çalışmalarını gösteren yıllık takvim ve hedefler.
Belirli Gün ve Haftalar Çizelgesi	Kulübün görev alanına giren ve yıl içinde kutlanacak/anılacak gün ve haftaların listesi.
Kulüp Öğrencilerinin Görev Dağılım Çizelgesi	Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin ve diğer öğrencilerin görevlerini ve sorumluluklarını gösteren çizelge.

3. İzleme ve Raporlama Evrakları

Evrak Adı	Açıklama
Kulüp Toplantı Tutanağı	Yıl içinde yapılan Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya aylık toplantılarda alınan kararları gösteren imzalı belgeler.
Aylık Faaliyet Raporları	Ay sonunda kulübün gerçekleştirdiği faaliyetleri özetleyen, hedeflerine ulaşma durumunu gösteren raporlar.
Yıl Sonu Faaliyet Raporu	Eğitim-öğretim yılı sonunda kulübün tüm çalışmalarını ve başarılarını özetleyen kapsamlı nihai rapor.

4. Özel Etkinlik ve Mali Evraklar

Kulüp, gezi, yarışma veya proje gibi özel etkinlikler düzenlediğinde ek evraklar gereklidir:

Veli İzin Belgesi (Ek-5): Özellikle gezi gibi okul dışı etkinliklerde, öğrencilerin velilerinden alınan imzalı izin dilekçeleri.

Gezi Planı (Ek-9): Gezinin amacı, güzergâhı, süresi ve bütçesini gösteren detaylı plan.

Gezi Sözleşmesi: (Gerekirse) Taşıma şirketi ile yapılan sözleşme ve araçların sigorta belgeleri.

Gelir ve Gider Defteri: Kulüp aidatları, bağışlar ve harcamaları gösteren mali kayıtlar ve bu harcamalara ait faturaların dosyası.

Sosyal Etkinlik Başarı/Katılım Belgesi (Ek-1, Ek-2): Öğrencilere verilen başarı ve katılım belgelerinin suretleri.

Önemli Not: Güncel olarak, birçok okul kulüp çalışmalarını ve öğrenci katılım bilgilerini e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü üzerinden elektronik ortamda da takip etmekte ve raporlamaktadır. Bu modül, evrak yükünü hafifletirken takip ve denetimi kolaylaştırmaktadır.

Lise Kulüp Evrakları

Kulüp Evrakları

Afet Hazırlık Kulübü

Sosyal Kulüp Dosyasında Bulunması Gereken Temel Evraklar

1. Kulübün Tanıtım ve Kurumsal Evrakları

2. Planlama ve Programlama Evrakları

3. İzleme ve Raporlama Evrakları

4. Özel Etkinlik ve Mali Evraklar